Conditions générales

Les conditions générales à destination des exposants :

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ARTICLE 1

Organisateurs

La s.a. Pole Position ayant son siège administratif à 14, route d'Arlon - L 8410 Steinfort est l’organisateur de l’INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2008.

Lieu

En principe l’INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2008 (IMS) se déroulera dans l’enclos des bâtiments du parc des expositions de Luxembourg à Luxembourg Kirchberg. (Luxexpo)

Participants

Dans la suite du présent règlement général sera dénommé LE PARTICIPANT toute personne, toute entreprise ou tout organisme ayant été accepté par les organisateurs à prendre part à l’INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2008.

ARTICLE 2

Dates et heures d’ouverture

Les organisateurs ont le droit de fixer les dates et heures d’ouverture de l’INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2008 et ils se réservent la possibilité de contremander celles-ci en tout temps, sans qu’il puisse en résulter pour les participants un droit à un dédommagement quelconque. Dans le cas d’un changement qui affecterait la date ou la durée de l’IMS 2008, les contrats existants entre les participants et l’organisateur seraient à considérer comme conclus pour la nouvelle date ou pour la nouvelle durée. Ces changements de date ou d’heure d’ouverture ne donnent pas le droit aux participants de renoncer même partiellement à leurs engagements.

ARTICLE 3

Les organisateurs auront le droit de refuser des demandes de participation à l’IMS sans avoir à fournir de motif.

ARTICLE 4

Le formulaire de déclaration de participation est à remplir et à remettre dans les délais à l’organisateur. Par le fait de présenter une déclaration de participation à l’IMS, le signataire de la déclaration reconnaît comme juridiquement obligatoire pour lui les conditions du présent règlement général ainsi que toutes les autres directives de l’organisateur.
La participation une fois acquise ne peut plus être annulée par le participant. Le prix de location du stand attribué au participant est dû dans tous les cas.
Le participant s’interdit de céder son stand en totalité ou partie.

ARTICLE 5

Stand d’exposition de véhicules

Les surfaces d’exposition de véhicules sont mises à disposition nues (hors tapis, parois, matériel électrique, consommation d’électricité).
Les modalités de mise à disposition sont définies suivant accord entre l’organisateur et le participant.
Le participant disposant gratuitement d’un stand d’exposition de véhicules ne peut pas mettre de publicité en faveur d’une tierce personne ou d’une société sur son stand, sauf accord de l’organisateur.

Stand commercial

Le stand est commercial si des produits sont exposés avec l’intention de les vendre pendant ou après l’IMS. Les surfaces sont mises à disposition nues (hors tapis, parois, matériel électrique, consommation électrique).
Les modalités de disposition du stand sont définies dans la déclaration de participation ou bon de commande signé par le participant.

ARTICLE 6

La décision des organisateurs concernant l’endroit et les dimensions des emplacements sera sans recours pour les participants. Les participants n’auront pas le choix de leur emplacement, néanmoins les organisateurs tiendront compte dans la mesure du possible des désirs des participants.
Si des circonstances imprévues les y contraignaient les organisateurs se réservent le droit de modifier les plans de distribution de l’exposition ou les dimensions des emplacements sans que les participants ne puissent faire valoir un droit à une indemnité quelconque.
Si la superficie d’un emplacement est réduite par suite d’un tel changement, les organisateurs rembourseront la différence de prix de location en résultant.
D’une façon générale, les emplacements sont loués nus.
Ils sont modulés sur la base d’un mètre carré.

ARTICLE 7

Montage et agencement des stands

Les participants devront avoir terminé l’agencement complet de leur emplacement à 20H le jeudi 20.11.2008. Le montage des stands devra se faire entre le mercredi 19 novembre et le jeudi 20 novembre 2008. L’horaire est de 08H à 20H. Les véhicules exposés doivent être entrés dans le hall moteur éteint et il faudra prévoir sous ceux-ci une protection plastique.
Les véhicules exposés devront être fermés à clef et les batteries seront déconnectées ou enlevées. Les clefs étiquetées seront remises en main propre au secrétariat de l’organisateur.
Les exposants sont priés de nous préciser leurs besoins au niveau du raccordement électrique pour le vendredi 31 octobre 2008. Les coffrets de raccordement électrique (inclus le tableau de répartition avec fusibles) vous seront facturés par stand en fonction de la puissance électrique installée.
Les prix pour les coffrets électriques sont :

Le solde éventuel de la consommation électrique vous sera facturée après le décompte de Luxexpo.
Pour le contrôle et la réception obligatoire des installations effectuées par d’autres électriciens que le sous-traitant de Luxexpo (SOCOM), une taxe sera facturée au prix unitaire de 25.80 euro Hors TVA.

ARTICLE 8

Remarques importantes

Le prix de location des cloisons est dû intégralement même si une cloison sépare deux stands différents.
Il est strictement interdit de perforer, de clouer, de détériorer sous quelque forme que ce soit les éléments de stand, de les peindre ou d’y coller des objets quelconques.
Le lettrage des cimaises devra se faire uniquement par lettres adhésives.
En cas d’infraction à ce qui précède, les prix de revient seront facturés à l’exposant.
Toute prestation dépassant le montage normal des éléments de stand sera facturé en régie.

ARTICLE 9

Démontage des stands

Le démontage des stands pourra se réaliser le dimanche 23 novembre de 19H30 à 22H et le lundi 24 novembre de 08H à 18H.
Les exposants devront remettre leur emplacement dans l’état initial, une société spécialisée s’occupera du nettoyage final. Un forfait de 1,30 euro le M² sera facturée par stand pour l’évacuation et l’élimination et traitement des déchets.

ARTICLE 10

Paiement

Le participant recevra une facture portant sur le prix de location du stand et, ou sur la location de l’espace VIP ou tout autre type de participation. Cette facture est payable dans son intégralité pour le 05 novembre 2008. Le stand ne sera disponible qu’après paiement intégral de la location. Les participants en retard de paiement peuvent être exclus de l’exposition sans droits de dédommagement.
Les décomptes des frais de consommation électrique, de coffret électrique sont payables au moment de la présentation de la facture.

ARTICLE 11

Dispositions légales

Les participants déclarent connaître et respecter les lois luxembourgeoises ainsi que toutes les dispositions réglementaires existantes. Il est entendu que la compétence exclusive des tribunaux de Luxembourg est convenue.
Les organisateurs se réservent le droit de statuer sur les cas non prévus au présent règlement général. Les décisions prises seront immédiatement exécutoires.

ARTICLE 12

Occupation du stand

Les stands devront être occupés chaque jour de l’ouverture à la fermeture des halls. L’organisateur décline toute responsabilité en cas de vol.
Une société de gardiennage assurera une garde de nuit de 21H à 08H du mercredi 19 novembre 2008 au dimanche 23 novembre 2008 inclus.
L’organisateur ne peut être considéré comme dépositaire des biens.
Les exposants et leur personnel se conformeront aux directives des organisateurs, sauf accord préalable et écrit. Les exposants ne pourront vendre ou offrir gracieusement aucun produit de type boissons, snacks..., sauf accord préalable et écrit de l’organisateur.

ARTICLE 13

Responsabilités

Les pertes ou dommages subis par un participant à l’exposition quelle qu’en soit la nature et quelle qu’en puisse en être la cause, ne pourraient en aucune manière et à aucun degré engager la responsabilité des organisateurs.
Les organisateurs ont souscrit une assurance responsabilité civile auprès de la Cie AGF Luxembourg.
Si le participant le souhaite, il pourra assurer les véhicules en garantie tous risques auprès de l’organisateur, dans ce cas, il remettra au secrétariat de l’exposition une demande d’assurance précisant le type de véhicule et sa valeur à neuf. A noter que cette police d’assurances tous risques exclut les accessoires des véhicules exposés et les dommages occasionnés par bosselure, égratignures, griffures et oxydation.
En ce qui concerne les stands et le matériel d’exposition autre que les véhicules, une assurance pourra être souscrite par l’exposant. L’exposant communiquera une liste exhaustive des objets à assurer ainsi que leur valeur pour le 24 octobre 2008 au plus tard.

L’assurance des stands, des véhicules, du matériel, des marchandises n’est pas obligatoire, mais dans ce cas, le participant à l’INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2008 décharge expressément l’organisateur de toute responsabilité en cas de sinistre.

ARTICLE 14

Entrées exposants

Chaque responsable de stand recevra un certain nombre de laissez-passer valable pour les 3 jours

Il sera possible de commander des laissez-passer supplémentaires au secrétariat moyennant le prix unitaire de 25 euro HTVA.